Generelt

Dersom det er naudsynt med omsyn til sakshandsaming e.l., kan kommunen låne tilbake arkivmateriale som er deponert til vårt depot IKA Hordaland (IKAH). Ved slikt tilbakelån skal desse reglane følgjast:

• Fagansvarleg dokumentasjonsforvaltning og arkiv og andre som kommunen har peika ut, er autoriserte til å rekvirere og motta tilbakelån av originalt arkivmateriale, også personmapper.
• Fagansvarleg er ansvarleg for å sende liste med namn, avdeling og telefonnummer over kommunalt tilsette med fullmakt til å hente ut deponert arkivmateriale skal sendast skriftleg til IKAH, og ved eventuelle endringar.
• Låneperioden ved utlån skal ikkje vare lenger enn nødvendig med omsyn til bruken av materialet. Vanleg utlånsfrist er fire veker.
• Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hjå lånaren.
• Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare utan godkjenning av arkivdepotet.
• Tilbakelånt materiale skal sikrast like godt som i arkivdepotet, jfr. § 4 i arkivforskrifta. Dersom dette ikkje er mogleg, kan materialet kopierast eller gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet.
• Elektronisk materiale kan ikkje lånast tilbake. I staden kan det lagast kopiar av slikt materiale.
• Arkivdepotet skal dokumentere utlån og tilbakelevering av arkivmateriale.

Tilbakelån av personregistermateriale

Tilgang til deponerte personmapper skal skje i samsvar med Personopplysningslova.

I tillegg til punkta over om tilbakelån av arkivmateriale frå arkivdepot, gjeld følgjande reglar for tilbakelån av personmapper:

• Personopplysningar som er tilbakeført til kommunen fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med det nye materialet. I slike tilfelle skal ein ikkje sende materialet tilbake til Interkommunalt arkiv. IKAH må få melding når ei tilbakeføring på denne måten blir fast.
• Personmapper som ein berre brukar mellombels og ikkje i eit fornya klientforhold, skal behandlast som eit utlån frå det avleverte arkivet hos IKAH og skal returnerast til IKAH etter bruk. For slike utlån vil det vanlegvis bli sett eit frist på fire veker.

Innsyn i personmapper

IKAH gjev ikkje den registrerte direkte innsyn i personregistermateriale. Vedkomande må vende seg til kommunen (evt. ved aktuell avdeling/eining) som så rekvirerer mappa frå IKAH, og gjev innsyn til den registrerte etter gjeldande reglar. IKAH ekspederer mappa så snart som mogeleg, normalt innan 1-2 virkedagar.

Eventuelt klage på innsyn eller avslag om innsyn ligg til kommunen v/ aktuell avdeling å behandle i tråd med Offentleglova § 31 og 32.