Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all dokumentasjon og informasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Alver kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova:

"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Oppdatering av arkivplanen skal skje:

• ved større omorganiseringar i kommunen
• når tenesteområde blir lagt ned eller oppretta
• når eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel
• når eit tenesteområde skal kjøpe eit nytt dataverktøy for lagring av arkivverdig dokumentasjon
• når det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• når det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• når kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
• når det blir teke i bruk ny arkivnøkkel

Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av arkivverdig informasjon

Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv skal ha melding om alle endringar med mogelege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er ansvarleg for årleg revisjon av arkivplanen.