Dokumentsenteret (Dokumentforvaltninga) i Alver kommune er organisert under HR og utvikling, med eigen avdelingsleiar, i tillegg til fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv og driftskoordinator.
-
- Avdelingsleiar har det øvste ansvaret i Dokumentsenteret i høve drift, samt budsjett- og personalansvar.
- Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv har fagansvar for dokumentasjonsforvaltning og arkiv i Dokumentsenteret, og i organisasjonen forøvrig, knytt til arkivfaglege rutinar og spørsmål,- og i samarbeid med avdelingsleiar, eit særskildt ansvar for at oppgåvene i heile dokumentforvaltninga vert utført i tråd med gjeldande lover og forskrifter.
- Driftskoordinator har i samarbeid med avdelingsleiar ansvar for dagleg drift og koordinering av samla oppgåveportefølgje.
Dokumentforvaltarane er organisert i 2 soner; Intern sone og sikker sone.
Intern sone:
Postmottak for dokumentasjon, motteke elektronisk og i papir, knytt til sak-/arkivsystemet, med eigne systemansvarlege i dokumentsenteret. Dokumentsenteret har også ansvar for post til felles epostmottak, digitalt skjemamottak, Altinn, og i KS SvarUt forvaltning.
I samband med overgang til nytt sakssystem 20.11.23 vert det gjort skarpt skilje i dagens arkivkjerne (Websak 2020 - 20.11.2023). Nytt sakssystem Elements vert opna 20.11.2023. Elevmappene i Websak er frå same dato avslutta og vert oppretta i Visma Flyt skule, Sikker sak.
Arkivkjerne:
Documaster arkivkjerne - Intern sone pr. 2024: Dokumentasjon frå fagsystem som ikkje har arkivkjerne, samt historisk arkiv. (KomTek, Gemini Privat, Weblager, historisk Websak m.v)
Sikker sone:
Postmottak for dokumentasjon knytt til følgjande fagsystem:
- Visma Flyktning
- Visma Flyt PPT
- Visma Profil
- Visma Familia
- Visma Flyt skule, Sikker sak (frå hausten 2023)
- Documaster arkivkjerne - Sikker sone
Arkivkjerne:
Dokumentsenteret v/ Sikker sone er ansvarleg for Documaster arkivkjerne i Sikker sone - frå haust 2023:
- kontroll av elektronisk post i Documaster Sikker sone for post som feilar, ift å melde frå til aktuell saksbehandlar.
- journalføring av ekspederte dokument i Documaster Sikker sone.
HsPro er 1.fagsystem med arkivering til Documaster Sikker sone. Alle fagsystem med arkivering til VSA (Visma Samhandling Arkiv) skal på sikt over til Documaster Sikker sone.
I tillegg er Sikker sone ansvarleg for kontroll av:
- - kontroll av elektronisk post KS SvarUt Forvaltning når post via SvarInn feilar.
Fagsystema har eigne systemansvarlege i aktuell avdeling, i tillegg til superbrukarar i kvar avdeling med eit særskilt ansvar for opplæring i fagprogrammet.
Merk: Acos barnevern og Visma Familia:
Acos Barnevern frå 01.01.2019 - 31.01.2021. Visma Familia frå 01.02.2021. Acos barnevern - modul for SAK - er frå 01.02.2021 nytta til funksjonar som ikkje er knytt til klient, fram til Sikker sak i Visma Familia er i drift frå 01.11.2021.
Familieveiledarane i barnevernet har nytta Visma Familia til løpande journal fram til 07.03.2022. Frå 08.03.2022 jobbar Familieveiledarar kun i Visma Familia Sikker sak. Alle løpande journalar frå oppstart er skanna inn i Sikker sak.
Alver barnevern har frå 01.04.2022 inngått vertskommunesamarbeid/ samarbeidsavtale med Gulen og Masfjorden om lovpålagt beredskap utover ordinær arbeidstid, samt døgnvakt i helger og på helligdagar. Arkivansvaret ligg til Gulen og Masfjorden og fortløpande dokumentasjon knytt til arbeid for Gulen og Masfjorden vert sendt til kommunane i tråd med avtalt praksis.
Følgjande avdelingar er ikkje ein del av felles sentralt postmottak:
- Nav (Har eige postmottak knytt til fagsystemet Acos sosial, (Tieto frå 01.02.2021) - samt ansvar for eigen elektronisk post i Altinn og KS SvarUt Forvaltning.)
- Helse (Lege og Helsestasjon knytt til fagsystemet Infodoc, samt Altinn. For Helsestasjon; HSPro frå 2023 med arkivering til Documaster arkivkjerne. Alle data konvertert over frå InfoDoc.)
- Nordhordland Legevakt (Interkommunal legevakt knytt til fagsystemet Infodoc, samt Altinn)
