Alver kommune er etter § 18 i Forskrift om offentleg arkiv forplikta til å opprette eige arkivdepot, eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid. Selskapsavtale med Interkommunalt arkiv i Hordaland vart vedteke 20.02.2020, sak 014/20 i Alver kommunestyre.
Andre gjeldande avtalar med vårt depot - Interkommunalt arkiv i Hordaland:
- Depotavtale for papirarkiv - gjeldande frå 01.01.2021 til og med 31.12.2023. Avtalen vert automatisk fornya om den ikkje vert oppsagt frå nokon av partane.
- Depotavtale for elektronisk arkiv/digitalt sikringsmagasin - gjeldande frå 01.09.2020 - 01.01.2023. Avtalen vert automatisk fornya om den ikkje vert oppsagt frå nokon av partane.
-
Alver kommune har 2 godkjente arkivlokaler, lokalisert i Meland kommunehus på Frekhaug og ved gamle Dokumentsenteret i tidlegare Lindås kommune. Dette blir brukt til mellombels lagring av arkivverdig materiale fram til deponering hjå Ikah.
Generelt
Dersom det er naudsynt med omsyn til sakshandsaming e.l., kan kommunen låne tilbake arkivmateriale som er avlevert til IKA Hordaland (IKAH). Ved slikt tilbakelån skal desse reglane følgjast.
- Kommunen har tildelt ansvar til fleire personar som er autoriserte til å rekvirere og motta tilbakelån av originalt arkivmateriale, også personmapper. IKAH har fått skriftleg tilbakemelding på kven det er, og ved endring av ansvarspersonar skal Ikah ha skriftleg melding om dette.
- Låneperioden ved utlån skal ikkje vare lenger enn nødvendig med omsyn til bruken av materialet. Vanleg utlånsfrist er fire veker.
- Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hos lånaren.
- Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare utan godkjenning av arkivdepotet.
- Tilbakelånt materiale skal sikrast like godt som i arkivdepotet, jfr. § 4 i arkivforskrifta. Dersom dette ikkje er mogleg, kan materialet kopierast eller gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet.
- Elektronisk materiale kan ikkje lånast tilbake. I staden kan det lagast kopiar av slikt materiale.
- Arkivdepotet skal dokumentere utlån og tilbakelevering av arkivmateriale.
Tilbakelån av personregistermateriale
Tilgang til avleverte personmapper skal skje i samsvar med Personopplysningslova.
I tillegg til punkta over om tilbakelån av arkivmateriale frå arkivdepot, gjeld følgjande reglar for tilbakelån av personmapper:
- Personopplysningar som er tilbakeført til kommunen fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med det nye materialet. I slike tilfelle skal ein ikkje sende materialet tilbake til Interkommunalt arkiv. IKAH må få melding når ei tilbakeføring på denne måten blir fast.
- Personmapper som ein berre brukar midlertidig og ikkje i eit fornya klientforhold, skal behandlast som eit utlån frå det avleverte arkivet hos IKAH og skal returnerast til IKAH etter bruk. For slike utlån vil det vanlegvis bli sett eit frist på fire veker.
Innsyn i personmapper
IKAH gir ikkje den registrerte direkte innsyn i personregistermateriale. Vedkomande vender seg til kommunen (evt. ved aktuell avdeling/eining) som så rekvirerer mappa frå IKAH, og gir innsyn til den registrerte etter gjeldande reglar. IKAH ekspederer mappa så snart som mogeleg, normalt innan 1-2 virkedagar. Eventuelt avslag om innsyn blir primært eit forhold som må avklarast mellom vedkomande person, behandlingsansvarleg i kommunen/eininga og Datatilsynet.
IKA Hordaland sine oppgåver
Alver kommune er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS. Sjå selskapsavtale og strategi for 2020-2023 her.
Oppgåver:
- Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
- Ordning og katalogisering av kommunen sine saksarkiv frå 1965-1999
- Ordning og katalogisering av kommunen sine saksarkiv frå 2000-2019 i samband med kommunesamanslåing i 2020
- Utvikle rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
- Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med avtale (Plan for deponering av elektronisk arkiv. Ikkje Noark5- godkjente løysingar)
- Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
- Mottak av alle personarkiv-/register som har gått ut av aktiv bruk
- Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
- Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
- Sikre trygg oppbevaring av arkiva, både digitalt og i papir
- Handsame innsynsførespurnader frå kommunen av deponert arkivmateriale
- Utarbeide særskilde formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet
