Overordna arkivansvar
Offentlege organ har etter § 6 i arkivlova arkivplikt. Kommunedirektør har i følgje kommunelova § 13-1 og forskrift til offentleg arkiv § 1 ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg forvaltning. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i § 1 i forskrift om offentlege arkiv.
Alver kommune sitt øvste politiske organ, Kommunestyret, har styringsansvar med mynde til å fastsetje økonomiske og praktiske rammer for dokumentasjonsforvaltning og arkiv i kommunen.
Arkivansvar/rolle i høve oppgåver og mynde for fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er p.t ikkje definert i eige dokument, men fagansvarleg arbeider etter følgjande prinsipp, og i tråd med krav i Riksarkivarens forskrift § 1-1;
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er rådgjevar for alle einingar i kommunen som har arkiv, både elektronisk og i papir, og skal gje rettleiing og føre tilsyn med danning og bevaring av arkivverdig dokumentasjon i heile kommunen.
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv har rett og plikt til:
- Å rapportere til næraste leiar og kommunedirektør om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Å uttale seg om dei arkivfaglege konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen
- Å delta i interkommunalt samarbeid/samhandling som gjeld dokumentforvaltning og arkiv
- Å utarbeide planar for arkivtenesta, m.a arkivplan, B/K- plan og plan for deponering av elektronisk arkiv, i samarbeid med Ikah og Iktnh
- Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglar og rutinar i arkivplanen
- Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
- Å føre kontroll med at arkiv i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra, inklusiv alle arkivkjerner lokalt og i sky
- Å ha eit overordna ansvar for deponering av arkiv, både elektronisk arkiv og i papir
- Å bli involvert og tatt med på råd når kommunen skal velgje nye digitale verktøy, nytt sak-/arkivsystem og fagsystem,- og ved innkjøp av arkivmateriell
- Å vere kommunen sin kontaktperson til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:
- Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga i arkivsektoren, og om endringar i lovar og regelverk for offentlege arkiv
- Å bidra i arbeidet med å utarbeide arkivrutinar for tenesteområde i organisasjonen
- Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørge for at arkivtilsette får tilbod om å utvikle sin fagkompetanse
- Å leggje tilrette for nødvendig opplæring i organisasjonen
Alver kommune har pr. 01.01.2020 ikkje inngått avtale om arkivansvar for dokumentasjon som oppstår i private barnehagar og private skular.
Les meir:
Arkivtenesta sine oppgåver
Arkivtenesta i Alver kommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste, som inkluderer postmottak og arkiv for fleire fagområde. Arkivtenesta arbeider med intern, inngåande og utgåande post, samt andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er rådgjevar for arkivtenesta og fagleg overordna arkivpersonalet i kommunale einingar i høve til arkivfaglege spørsmål.
Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre arkivverdig dokumentasjon i kommunen, ved danning og bevaring,- og bidra til best mogeleg dokumentfangst. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:
- Arkivtenesta har ansvar for å ta i mot og handtere arkivverdig dokumentasjon i kommunen, elektronisk og i papir
- Arkivtenesta sorterer og journalfører inngåande post, har kontrollfunksjon i høve utgåande post, samt utfører restansekontroll for einingar 1 gong i året.
- Arkivtenesta sikrar og journalfører den dokumentasjonen som kjem til arkivet, som opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
- Arkivtenesta sørgjer for kontroll, systematikk og samanheng i arkiva slik at dei skal fungere som informasjonskjelder og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon, og som arkivkjelder for ettertida.
- Arkivtenesta skal utøve sjølvstendig ansvar og medverke til at dokumentsenteret held god fagleg kvalitet, samt utføre oppgåvene i tråd med instruksar, rutiner og prosedyrer.
Avdelingsleiar i avdelingar som fungerer som eigne arkivskaparar er delegert det daglege ansvaret for dokumentasjonforvaltninga i si eining. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eige fagsystem, og at rutine i dokumentasjonforvaltninga i avdelinga vert følgd. Ved avvik knytt til dokumentasjonsforvaltning og arkiv skal fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv ha melding. Avdelingsleiar har plikt til å bruke dei verktøy og system som kommunen har innført, og skal sørge for at tilsette i eigen eining får opplæring i bruk og føl aktuelle rutinar knytt til verktøyet.
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv bistår avdelingsleiarar i utarbeiding av rutinar knytt til dokumentasjonsforvaltning og arkiv, for å sikre at kommunen føl lovkrava som er satt for bevaring av dokumentasjon av dei ulike funksjonane som organisasjonen utfører. Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv har mynde til å føra tilsyn, kontroll og rettleiing ved dette arbeidet, og setje krav og rettleiing i tråd med gjeldane lov og forskrifter. Tenesteleiar har ansvar for å kontrollere rutinene i eininga i fellesskap med fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Avvik skal rapporterast frå fagansvarleg til næraste leiar.
IKTNH sine oppgåver
Ikt Nordhordland (Iktnh) er organisert som eit sjølvstendig rettssubjekt som kommunalt oppgåveselskap etter kommunelova § 19.1. Iktnh vart etablert i 2011, med Osterøy kommune som vertskommune. Iktnh har ansvar for kommunen sine Ikt- tenester og rapporterer til rådmannsgruppa i Nordhordland. Plikter organisasjonen har, er beskrive og vert regulert gjennom ein tenesteleveringsavtale og ein databehandlaravtale mellom Iktnh og kvar einskild kommune.
KTNH sine oppgåver og ansvar:
- Bistå i anskaffingsprosessar av nye løysningar og system i samarbeid med kommunen
- Forvalte avtaleverk knytt til IKT i kommunane, og skal inkludere fagansvarlege i kommunane i arbeidet
- Ansvar for drift, vedlikehald og fornying av alle servere og tenester som er involvert for å levere brukargrensesnittet til brukarar i kommunen
- Ansvar for å gjennomføra og tilrettelegge ved oppdateringar og utviding av løysingar og system på oppdrag frå kommunen
- Ha 1. linjeansvar for support knytt til sak-/arkivsystemet til kommunen
- Ansvarleg for backup av digitalt arkiv, i tråd med IKTNH si backup- løysing (sjå backuprutine)
- Rapportere til rådmannsgruppa i Nordhordland
Les meir på Iktnh sine heimesider.
Sjå også:
Arkivdepot sine oppgåver
Kommunen er etter § 18 i forskrift om offentleg arkiv forplikta til å avlevere eller deponere eldre og avslutta arkiv til depot. Les meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her
IKA Hordaland sine oppgåver
Alver kommune er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS. Sjå selskapsavtale og strategi for 2020-2023 her.
Alver kommune har inngått ny og oppdatert ordningsavtale med Ikah 19.04.2021, samt eigen driftsavtale om digitalt sikringsmagasin (DSM) av 04.09.2020.
Oppgåver:
- Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
- Ordning og katalogisering av kommunen sine saksarkiv frå 1965-1999
- Ordning og katalogisering av kommunen sine saksarkiv frå 2000-2019 i samband med kommunesamanslåing i 2020
- Utvikle rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
- Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med avtale (Plan for deponering av elektronisk arkiv. Ikkje Noark5- godkjente løysingar)
- Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
- Mottak av alle personarkiv-/register som har gått ut av aktiv bruk
- Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
- Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
- Sikre trygg oppbevaring av arkiva, både digitalt og i papir
- Handsame innsynsførespurnader frå kommunen av deponert arkivmateriale
- Utarbeide særskilde formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet
