Bakgrunn

Jf. forskrift om offentleg arkiv (arkivforskrifta) § 4 skal; «Alle offentlige organ til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll». I Alver kommune er dette ansvaret lagt til kommunedirektøren jf. kommunelova § 25-1, 1 avsnitt 2. ledd.

Minstekrava til innhald i arkivplanen er fastsett i Riksarkivarens forskrift § 1-1.

Formål

Formålet med arkivplanen er å vere i tråd med lova og at den skal vere eit supplement til Alver kommune sitt Kvalitetssystem for det som gjeld for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og er soleis eit viktig internt styringsverktøy og arbeidsreiskap i forvaltninga. 

Arkivplanen viser kva dokumentforvaltning og arkiv i kommunen omfattar, korleis den er organisert og den gjev bindande retningsliner for handsaming av all arkivverdig dokumentasjon i Alver kommune. Alver kommune sin arkivplan skal vere eit supplement til Kvalitetssystemet som kjelde til informasjon og dokumentasjon av gjeldande rutiner for handsaming, danning og bevaring av dokumentasjon i forvaltninga, for alle fagområde.

Alle tilsette i kommunen pliktar å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og å følgje dei retningsliner og rutiner som planen inneheld.

Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv har eit overordna fagleg ansvar for kommunen si dokumentforvaltning- og arkiv.

Offentlege organ er pliktig å halde arkiv, jf. Arkivlova § 6. Kommunale arkiv er forvaltninga sin "hukommelse", og gjev samstundes innbyggjarane innsyn i forvaltninga gjennom innsynsløysinga på internett, og er i tillegg kjelder til innbyggjarane sin rettighetsdokumentasjon.