Jf. Riksarkivarens forskrift § 1-1 (1) og forskrift om offentlege arkiv § 4, 2. ledd seier: "Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll." Alver kommune nyttar "Netpower Kvalitetssystem" som verktøy for internkontroll jf. kommunelova kapittel 25, og arkivplanen er ein del av Kvalitetssystemet.
Arkivplanen skal i hovudsak nyttast som eit arbeids- og styringsvertkøy for fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og har særskilt fokus på tema og informasjon som ikkje er skildra i Kvalitetssystemet. Alver kommune nyttar ut 2024 Arkivplan.no som verktøy for kommunen sin arkivplan. Den inneheld også dei tidlegare 3 kommunane Lindås, Meland og Radøy sine arkivplanar, for historisk oppslag. Planen vert i løpet av 2024 omgjort til pdf- format og arkivert.
Frå hausten 2024 vil Alver kommune, i lag med kommunane i Nordhordland, starte arbeidet med ny arkivplan. Prosjektet er i regi av DI (Digitalisering og Innovasjon) og i samarbeid med Ikah (Interkommunalt arkiv i Hordaland).
I Arkivplanen finn du pålagde krav til innhald: (Overordna)
- Organisering, ansvar og mynde
- Lover og overordna retningsliner
- Interne rutiner og retningsliner
- Arkivbehaldning (Arkivoversikt)
- Periodisering og deponering
- Informasjonssikkerheit og tilgangsstyring
- Strategi, opplæring og kompetanse (Ikkje pålagt)
I Netpower Kvalitetssystem finn du; (Overordna)
Modular for:
- Dokumentbehandler
- Avviksbehandler
- Årshjul
- Risikohåndterer
Rutinar, planar, avvikshandtering og informasjon som er felles for alle, samt eigne pr. adm.enhet:
- Felles dokument
- Helse og omsorg
- Oppvekst
- Teknisk forvaltning og drift
- Samfunnsutvikling
- HR og utvikling
- Økonomi
- Miljøretta helsevern
- Investeringsprosjekt
I tillegg finn du prosess for
- Ledelsesprosesser
- Kjerneprosesser
- Støtteprosesser
Årshjulet er ein viktig del av Alver kommune sin internkontroll. Den regulerer og legg føringar for korleis kommunen aktivt skal jobbe med å forbetre eigne arbeidsprosessar,- og kontinuerleg føre kontroll over og planlegge kommunen sitt arbeid, i samsvar med lovpålagde oppgåver. Kommunen ønskjer å jobbe systematisk med dette og har difor planlagt aktivitetar som skal bygge opp under og forbetre prosessane i eit årshjul. (Under arbeid)
Arkivverket sin rettleiar for etablering av internkontroll av arkiv, presenterer 7 steg for å etablere arkivplanen som eit verktøy for internkontroll: (Etablere internkontroll for arkiv - Arkivverket)
- Kartlegg regelverket
- Beskriv organisering og ansvar
- Fastsett mål
- Gjennomfør risikovurderingar
- Sørg for kompetanse og ressursar
- Handter avvik knytt til arkiv
- Gjennomfør kontroll
