Arkivplan for Alver kommune
Alle offentlege organ er pålagt å ha ein arkivplan, jf. arkivforskriften § 4. Riksarkivarens forskrift § 1-1 beskriv minstekravet til kva ein arkivplan skal innehalde.
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal sikre at Alver kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Oppdatering av arkivplanenOppdatering av arkivplanen skal skje når:
- rutiner vert endra og nye rutiner vert etablert
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
Fagansvarleg arkiv avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det bli tatt i bruk nye verktøy eller nye versjonar av datasystem for lagring av dokumentasjon
Fagansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. Kommunedirektøren har arkivansvaretI kommunen er det kommunedirektøren som har arkivansvaret, jf. forskrift om offentlege arkiv §1. Som kommunedirektør i Alver kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg inn i og følgje retningslinene i arkivplanen. Alver kommune
Christian Fotland
kommunedirektør |
